Le problème de départ : la collecte ESG à grande échelle
Une société industrielle du SBF 120 opérant sur une quarantaine de pays doit collecter ses données de durabilité sur l'ensemble de ses entités : données sociales (effectifs, masse salariale, accidents du travail, formation), données environnementales (consommation d'énergie, émissions de GES scope 1, 2 et 3, consommation d'eau), données de gouvernance. Le périmètre CSRD impose une granularité par entité juridique ou par site, selon les indicateurs.
Sans outil dédié, ce type de collecte se fait par fichiers Excel envoyés aux entités, consolidés manuellement au niveau groupe, avec tous les problèmes que cela implique : versions multiples, données manquantes, erreurs de saisie non détectées, absence de traçabilité. Sur 80 entités et 100 contributeurs, le processus devient ingérable.
C'est précisément le périmètre que le module ESG de Workiva est conçu à couvrir.
Le module ESG de Workiva : ce que c'est concrètement
Le module ESG de Workiva, intégré au Sustainability Program, est une couche de collecte et de consolidation des données extra-financières, construite sur la même plateforme que les documents réglementaires (URD, rapport financier semestriel). Ce point est structurant : les données collectées dans le module ESG peuvent alimenter directement le rapport de durabilité intégré à l'URD, sans recopie manuelle.
Le module repose sur trois composantes principales.
Les formulaires de collecte
Workiva permet de construire des formulaires structurés, par indicateur et par périmètre. Chaque entité contributrice reçoit un formulaire correspondant à son périmètre de reporting : une filiale de 50 salariés ne remplit pas les mêmes champs qu'une usine de 2 000 personnes. Les formulaires sont configurables, multilingues si nécessaire, et accessibles via une interface web simple, sans formation technique préalable pour les contributeurs.
La gestion des droits et des workflows
Chaque contributeur accède uniquement aux formulaires qui le concernent. Les droits sont paramétrés à la maille entité, voire à la maille indicateur. Un workflow de validation peut être configuré : le responsable RSE local valide les données avant qu'elles remontent au niveau groupe. Chaque modification est traçable, avec horodatage et identification du contributeur.
La consolidation automatique
Une fois les formulaires complétés et validés, les données sont agrégées au niveau groupe selon les règles de consolidation définies en amont. Les formules de calcul (taux de fréquence des accidents, intensité carbone par chiffre d'affaires, pourcentage de femmes dans les instances dirigeantes) sont configurées dans Workiva et appliquées automatiquement.
La connexion au data lake Azure : principe et intérêt
Pour les sociétés dont les données ESG sont déjà centralisées dans un data lake Azure, Workiva propose une connexion via Wdata, son module d'intégration de données. Les données stockées dans Azure — consommations énergétiques issues des systèmes de gestion technique des bâtiments, données RH issues du SIRH, données environnementales issues des outils de suivi site par site — sont interrogées par Workiva via des connecteurs configurés dans Wdata.
Concrètement, certains indicateurs ESG n'ont pas besoin d'être saisis manuellement par les contributeurs. Ils sont remontés automatiquement depuis Azure dans Workiva, selon une fréquence définie. Les contributeurs se concentrent alors sur les données qui ne sont pas encore numérisées ou centralisées, et valident celles qui remontent automatiquement.
L'intérêt est double. La charge de saisie est réduite sur les indicateurs déjà disponibles dans les systèmes. La fiabilité est améliorée : une donnée qui remonte d'un système source est plus robuste qu'une donnée saisie manuellement dans un formulaire.
La configuration de cette connexion demande un travail préalable de cartographie : identifier quels indicateurs sont disponibles dans Azure, sous quelle forme, avec quel niveau de granularité, et comment les mapper sur les indicateurs CSRD attendus dans Workiva.
L'architecture type pour une collecte ESG sur 80 entités
Sur un périmètre de cette taille, l'architecture se structure en plusieurs niveaux.
Au niveau groupe, l'équipe RSE centrale pilote le dispositif : elle configure les formulaires, définit les périmètres de collecte par entité, paramètre les workflows de validation et suit l'avancement de la collecte en temps réel via les tableaux de bord Workiva.
Au niveau régional ou par division, des référents RSE intermédiaires peuvent être positionnés comme validateurs de premier niveau. Ils vérifient la cohérence des données remontées par les entités de leur périmètre avant transmission au niveau groupe.
Au niveau entité, les contributeurs locaux (responsables RH, responsables HSE, contrôleurs de gestion) accèdent à leurs formulaires, saisissent ou valident les données, et transmettent via le workflow configuré.
Les données issues d'Azure alimentent directement le niveau groupe, sans passer par les contributeurs locaux, pour les indicateurs disponibles dans le data lake.
Cette architecture permet de gérer 100 contributeurs sur 80 entités sans que le pilotage devienne ingérable. L'équipe centrale voit en temps réel le taux de complétion par entité, par indicateur et par périmètre.
La connexion au rapport de durabilité : comment les données ESG remontent dans l'URD
C'est le point qui différencie fondamentalement Workiva d'un outil de collecte ESG autonome.
Le rapport de durabilité, intégré à l'URD depuis l'entrée en vigueur de la CSRD, est produit dans Workiva comme les autres sections du document. Les indicateurs ESG consolidés dans le module ESG alimentent directement les tableaux et les paragraphes du rapport de durabilité via des liens de données. Une modification dans les données collectées se propage automatiquement dans le document.
En pratique, le taux de fréquence des accidents du travail consolidé au niveau groupe, calculé automatiquement à partir des données remontées par les entités, apparaît directement dans le rapport de durabilité sans recopie. Il en va de même pour les émissions de GES, les données sur l'égalité professionnelle, les consommations énergétiques.
La cohérence entre les données ESG et le reste de l'URD est garantie structurellement. L'AMF et les commissaires aux comptes, qui vérifient désormais la cohérence du rapport de durabilité avec les états financiers, trouvent des données traçables jusqu'à leur source.
Ce que cette architecture suppose
Mettre en place ce dispositif sur un périmètre de plusieurs dizaines d'entités demande un travail de structuration en amont qui conditionne la qualité de tout ce qui suit.
La définition du référentiel de collecte. Quels indicateurs CSRD sont applicables à ce périmètre ? Avec quelle granularité par entité ? Quelles sont les règles de consolidation groupe ? Ce travail de cartographie, réalisé en amont du paramétrage Workiva, détermine l'architecture des formulaires et des workflows.
Le mapping avec Azure. Quelles données sont déjà disponibles dans le data lake ? Sous quelle forme ? Avec quel niveau de fiabilité ? Ce diagnostic permet de définir ce qui peut être automatisé et ce qui doit rester en collecte manuelle.
Le paramétrage du module ESG. Configuration des formulaires, des droits, des workflows, des règles de consolidation, des liens vers le rapport de durabilité dans l'URD. C'est le travail technique central, qui requiert à la fois la maîtrise de Workiva et la connaissance des exigences CSRD.
La formation des contributeurs. Les entités locales doivent comprendre ce qu'elles remplissent, pourquoi, et comment. Une formation ciblée sur les référents locaux, distincte de la formation des administrateurs du module, est nécessaire pour que la collecte se déroule sans friction.